Representation - vad är det?

Representation – Här är allt du behöver veta!

Vad är representation? Representation och alkohol? Representation och gåvor? Vad får du göra avdrag för? Hur hanteras momsen? I den här artikeln går vi igenom detta!

Ibland funderar man på vad som egentligen är representation och inte. Det kan vara en middag med en kund, en personalfest eller någon form av möte med de anställda. Vad får du göra avdrag för och hur hanteras momsen? Det är viktigt för dig som företagare att veta så du kan göra rätt avdrag och ha rätt form av underlag till din bokföring.

Representation skall främja verksamheten i ett företag, och i de fall syftet är att skapa bra kundrelationer och affärsförbindelser kallas det extern representation. Exempel på det kan vara ett restaurangbesök eller ett teaterbesök. Deltagarna kan vara både kunder eller en av företagets leverantörer.

Det finns även intern representation, och det syftar på utgifter som uppstår i samband med aktiviteter för personalvård. Exempel på detta kan vara en personalfest eller ett informationsmöte, då det kan ha uppkommit kostnader för hyra av lokal och/eller inköp av förfriskningar till personalen.

Extern representation

1 januari 2017 slopades avdragsrätten för representationsmåltider såsom lunch, middag och övrig förtäring. Det innebär att alla sådana kostnader numera bokförs som ej avdragsgilla kostnader. Du får däremot dra av momsen, dvs den ingående momsen för mat och dryck till ett värde av maximalt 300 kr per person och tillfälle. I och med att momsen på denna typ av varor är 12% betyder det då att man kan dra av högst 36 kronor per person (300 * 12%).

Om en extern representation enbart innehåller alkoholhaltiga drycker får inget avdrag för moms göras. Ingår det däremot alkoholhaltiga drycker i en måltid tillsammans med mat gäller samma regler som ovan, man får alltså dra av momsen upp till ett värde av högst 300 kronor. Eftersom momsen är 25% på alkohol får man därmed göra ett högre avdrag än för en måltid med alkoholfri dryck.

Är kaffe och kaka avdragsgillt?

Om kostnaden överstiger 300 kronor exkl. moms och gäller både mat och alkoholhaltigadrycker ska avdraget göras proportionerligt utifrån de faktiska kostnaderna. På skatteverket.se hittar du exempel på hur uträkningen görs. Det finns även möjlighet att beräkna avdraget med en schablon. Väljer man att använda schablon får man göra ett momsavdrag på 46 kronor per person och tillfälle. Debiterad moms ska då vara minst 46kronor.

Enklare förtäring, såsom förfriskningar, fika, frukt eller en enkel smörgås, som inte ersätter en måltid, får avdrag på kostnaden göras till ett värde av högst 60 kronor per person. Dricks ses aldrig som en avdragsgill kostnad i något av sambanden.

Intern representation

Enligt Skatteverket bör inte kostnader för fler än två personalfester per år göras. För kostnader som uppstår i samband med en personalfest, t ex lokalhyra och eventuella utgifter för underhållning, tillåts ett avdrag på högst 180 kronor exkl. moms per person. För förfriskningar och enklare förtäring får avdrag göras så länge det inte överstiger 60 kr per person. Om före detta anställda, eller anställdas familjemedlemmar, deltar på personalfesten, tillåts även avdrag för dessa med samma belopp som ovan. 

Teaterbiljetter och greenfee

Vid representation i form av ett teaterbesök är teaterbiljetten avdragsgill med 180 kronor + moms. Beloppet gäller både vid extern och intern representation.

Samma belopp gäller för greenfee vid golfspel vid extern representation. Vid intern representation kan det däremot bli en annorlunda bedömning då kostnaden normalt sett är en del av den totala kostnaden för exempelvis en personalfest.

Representationsgåvor

Högsta avdragsgilla beloppet för en representationsgåva är 300 kronor + moms enligt Skatteverkets allmänna råd. För att det skall räknas som avdragsgillt krävs ett omedelbart samband med verksamheten, det kan vara en uppvaktning av en kund i samband med öppnande av exempelvis en ny butik eller att kunden har någon form av jubileum. Det kan även vara en gåva i form av en chokladask eller blomma eller liknande i samband med en affärsuppgörelse.

Gåvor som lämnas vid personliga högtidsdagar, eller blommor i samband med dödsfall eller begravning räknas däremot inte som avdragsgill representation.