Traktamente

Vad är traktamente?

Traktamente är en kostnadsersättning som du som arbetsgivare betalar ut för att täcka en anställds ökade levnadskostnader vid en tjänsteresa. Det gäller ökade kostnader för mat, övernattning och småutgifter.

Dessa kostnader ska ersättas så att inte resenärens utgifter blir högre än om hen hade varit kvar på den vanliga arbetsplatsen. Traktamente kan under vissa förutsättningar betalas ut skattefritt.

För ett traktamente ska kunna betalas ut skattefritt behöver följande tre förutsättningar vara uppfyllda:

  • den anställde gör en tjänsteresa med övernattning som ligger mer än 50 km utanför den vanliga verksamhetsorten och bostaden,
  • det utbetalda beloppet får inte överstiga schablonbeloppen för traktamente som gäller vid inrikes respektive utrikes resa,
  • du som arbetsgivare har ett underlag, exempelvis en reseräkning, som innehåller uppgifter om den anställdes tjänsteresa.

Traktamenten som inte uppfyller ovanstående tre villkor ska betraktas som vanlig lön, vilket innebär att avdrag för preliminärskatt ska göras och arbetsgivaravgift betalas in.

Det skattefria traktamentet är ett schablonbelopp som är knutet till prisbasbeloppet. Om den utbetalda ersättningen är högre än schablonbeloppet, ska den överstigande delen jämställas med vanlig lön, dvs. den ligger till grund för skatteavdrag och arbetsgivaravgift.

Hur ska man då veta när helt respektive halvt dagtraktamente ska utgå?

Det skattefria traktamentet ska täcka kostnadsökningen för t.ex. måltider, som uppkommer varje hel dag som tjänsteresan pågår. Som hel dag räknas även avresedagen, om resan påbörjades före klockan 12:00, och hemkomstdagen om den slutar efter klockan 19:00.

I annat fall räknas det som halv dag och då utgår ett halvt skattefritt traktamente.

Eftersom ersättningen för tjänsteresor oftast är en oregelbunden utbetalning ska den skattepliktiga delen normalt beskattas som ett engångsbelopp.

 

Övernattning

För att ett skattefritt traktamente ska utbetalas måste tjänsteresan vara förenad med en övernattning på annan ort än den vanliga verksamhetsorten. En övernattning innebär enligt Skatteverket att den anställde är/sover borta mellan 00:00-06:00, nåja man måste inte sova!

Exempel: Karin påbörjar en tjänsteresa klockan 11:00 på måndag och kommer tillbaka klockan 03:00 på natten till tisdag. Något skattefritt traktamente utgår inte, eftersom hon avslutade resan före klockan 06:00

En tjänsteresa måste omfatta en hel natt (klockan 00:00 till 06:00) för att den anställde överhuvudtaget ska ha rätt till ett skattefritt traktamente. Det är antalet dagar (inte nätter) som avgör hur många skattefria traktamenten som ska betalas ut.

 

Logiersättning

Det skattefria traktamentet täcker inte kostnaderna för logi, utan endast kostnader för måltider och småutgifter. Om arbetsgivaren inte har några kostnader för login utan den anställde ordnar det själv, kanske sover över hos en vän, utgår nattraktamente som motsvarar 50% av det skattefria traktamentet.

 

Fria måltider

Som vi tidigare nämnt är de skattefria traktamentena en ersättning för de ökade levnadskostnader som uppstår under tjänsteresor. Ersättningen är i första hand till för att täcka de kostnader som uppstår i samband med måltider. Får den anställde en måltid utöver traktamentet, t.ex. en hotellfrukost eller en middag som arbetsgivaren betalar, ska traktamentet reduceras. Även när någon annan än arbetsgivaren bjuder den anställde på en måltid ska det skattefria traktamentet reduceras, han har ju ingen kostnad för måltiden. För att arbetsgivaren ska kunna betala ut rätt skattefritt belopp krävs att den anställde informerar om att hen blev bjuden på mat under tjänsteresan. En lunch eller middag värdesätts till 35 % av schablonbeloppen för ett dagtraktamente (både helt och halvt) och en frukost till 20 %, resterande 10 % är tänkt för småutgifter som tillkommer på tjänsteresan. Avdraget avrundas till närmaste heltal.

 

Kostförmån

När arbetsgivaren står för en måltid ska den anställde även bli beskattad för förmånen av fri kost. Kostförmåner har i grunden inget direkt samband med traktamenten eller tjänsteresor. Kostförmånen kan lika gärna uppstå på den vanliga arbetsplatsen eller i något annat sammanhang när arbetsgivaren betalar en anställds måltid. Detta betyder att om arbetsgivaren betalar en måltid under den anställdes tjänsteresa, utöver det utbetalda traktamentet, så leder detta till både förmånsbeskattning och en reduktion av det skattefria traktamentet. Det rör sig alltså om två olika saker. Måltidsreduceringen görs därför att den anställde inte har haft några ökade levnadskostnader. Beskattningen görs därför att arbetsgivaren har stått för måltidskostnaderna.

I vissa fall ska inte heller fria måltider under tjänsteresan förmånsbeskattas. Skattefrihet gäller för:

  • fri frukost på hotell eller liknande
  • fri kost på allmänt transportmedel
  • fri kost vid representation

Hotellfrukost

För att en hotellfrukost ska vara skattefri måste den erhållas på det hotell där övernattningen sker. Frukosten ska dessutom ingå i priset för nattlogin. Slutligen ska man inte kunna hyra motsvarande rum till ett lägre pris utan frukost. Observera att det skattefria traktamentet ändå ska reduceras, resenär har ju ingen kostnad för frukosten.

Måltider på allmänna transportmedel

Fri kost på flyg eller tåg är en skattefri kostförmån om den ingår som en obligatorisk del i biljettpriset. Sådana måltider reducerar inte heller det skattefria traktamentet, den som ätit på flyget förstår varför.

Fri kost vid representation

Den anställde blir inte beskattad för fri kost i samband med representation. Däremot ska traktamentet alltid reduceras när den anställde blir bjuden på en måltid utöver det utbetalda traktamentet. Kostförmån utgår inte heller vid s.k. intern representation. Intern representation riktar sig främst mot företagets anställda. Med intern representation i förmånssammanhang avses personalfester, informationsmöten med personalen samt interna kurser.

 

Utrikes tjänsteresor

Sitter på resa

Exempel: En anställd som normalt arbetar i Göteborg, åker klockan 05:15 på tjänsteresa till Oslo. Han kommer tillbaka klockan 22:00 samma dag. Något skattefritt traktamente ska inte betalas ut eftersom tjänsteresan inte var förenad med övernattning.

Normalbelopp

De skattefria traktamentena för olika länder, eller normalbeloppen som de också kallas, fastställs varje år av Skatteverket. Du kan få en förteckning över beloppen från skattemyndigheten. Reglerna för hel- och halvdagstraktamente ser likadana ut som för tjänsteresor i Sverige. Även tidsgränserna för att bedöma om avrese- och hemkomstdagen ska ses som hel eller halv dag är desamma som vid inrikes tjänsteresor.

 

Om jag är i flera länder under samma dag?

Om den anställde vistats i flera olika länder under tjänsteresan, gäller normalbeloppet för det land där den anställde varit längst tid i på resdagen. Som resdag räknas tiden mellan klockan 06:00 och klockan 24:00. Du bortser alltså från tiden mellan midnatt och klockan 06:00.

Den tid som den anställde befinner sig på flyg eller färja mellan olika länder ska inte heller tas med.

Olika tidszoner

Du ska alltid ange lokal tid som tidpunkt för resa mellan länder. Vid gränspassering mellan länder som ligger i olika tidszoner gäller det att vara konsekvent att alltid ange tidpunkten på samma sätt, t.ex. tiden för det land man åker till.

Reduceringar av traktamente

Precis som vid inrikes tjänsteresor ska traktamentet vanligtvis reduceras om den anställde dessutom erhåller fria måltider. Reducering för kostförmån vid utrikes resa är en procentsats av normalbeloppet.

Logiersättning

Liksom vid inrikes tjänsteresor kan arbetsgivaren betala ut ett skattefritt nattraktamente. Det högsta skattefria nattraktamentet för tjänsteresor till utlandet uppgår till 50% av respektive lands normalbelopp.

 

Hur gör jag en reseräkning?

Nedanstående uppgifter ska framgå av en reseräkning. För att du ska kunna avgöra om du kan betala ut skatte­fri ersättning måste du ha denna information.

  • Vem som har rest, namn, personnummer och bostadsadress
  • Arbetsorten med adress
  • Tidpunkter för när resan påbörjades och avslutades, datum och klockslag
  • Anledning till tjänsteresan
  • Fri kost

Helt traktamente – resan påbörjas före klockan 12.00 avresedag och avslutas hemkomstdagen efter klockan 19.00.

Halv traktamente – resan påbörjas klockan 12.00 eller senare avresedagen, eller avslutas hemkomstdagen klockan 19.00 eller tidigare.

Nattlogi – resan pågår mellan klockan 24.00 och 06.00.